اگرچه فن آوری های مدرن عملاً ژانر معرفتی را در زندگی خصوصی به هیچ وجه از بین نبردند و ما عملاً از نوشتن نامه به دوستان ، آشنایان و اقوام خود دست کشیدیم ، اما نامه نگاری های تجاری همچنان مطرح است. دلیل این امر این است که نامه تجاری یک سند حقوقی است ، درست مثل سایر توافق نامه های صحیح اجرا شده و امضا شده. بنابراین ، هرکسی که به عنوان بخشی از وظایف رسمی خود ، با مکاتبه کار می کند ، باید نامه نویسی را بیاموزد.
دستورالعمل ها
مرحله 1
اگر توافق کرده ایم که نامه تجاری یک سند است ، پس طراحی آن باید با تمام استانداردها و الزامات اسناد مطابقت داشته باشد. روی سربرگ سازمان ، روی یک برگ کاغذ نوشتاری استاندارد A4 نوشته شده است. به طور سنتی ، قلم Times New Roman یا Arial در اندازه 12 است. حاشیه سمت چپ 3 سانتی متر ، در سمت راست - 1.5 سانتی متر است.
گام 2
فرم باید حاوی تمام اطلاعات لازم در مورد سازمانی باشد که شما نمایندگی آن را در اختیار دارید: نام ، آدرس حقوقی ، مشخصات بانکی و نمابر تماس ، تلفن ، آدرس ایمیل.
مرحله 3
در سمت چپ ، موضوع نامه را نشان دهید ، سعی کنید در یک عبارت کوتاه قرار بگیرید. در سمت راست ، نامه را برای چه کسی در نظر بگیرید - نام ، حروف اول مخاطب ، موقعیت وی ، نام و آدرس سازمان. تمام نامه های تجاری را با آدرس "عزیز …" آغاز کنید ، در آدرس ، حتما نام و نام خانوادگی مخاطب را بنویسید.
مرحله 4
قبل از شروع به نوشتن نامه ، تمرکز کنید و در نظر بگیرید که می خواهید چه فکر ، پیشنهادی یا اطلاعاتی را به پاسخگوی خود منتقل کنید. شما باید درک کنید که نامه های طولانی ، گیج و منسجمی که هیچ کس نمی خواهد بخواند.
مرحله 5
بنابراین پس از اولین جملات نامه نامه شما به سطل زباله ارسال نمی شود یا با لغو اشتراک از آن خارج می شود ، متن خود را با یک توالی منطقی ارائه دهید ، به طوری که هر جمله بعدی ادامه جمله قبلی است و با معنای جدیدی پر می شود. چنین نامه ای با علاقه خوانده خواهد شد. علاوه بر این ، سعی کنید داخل 1 برگ حجم داشته باشید. این نشانگر توانایی شما در بیان مختصر و واضح افکار شما است که بلافاصله مخاطب را به سمت خود جذب می کند.
مرحله 6
در متن نامه ، پاراگراف اول را به یک گزارش مختصر از موضوع ، وظیفه اختصاص دهید و دلیل لزوم حل آن را نشان دهید. سپس افکار خود را در این مورد بیان کنید ، پیشنهادات یا فقط اطلاعات لازم را ارائه دهید. در پایان ، نتیجه گیری کنید و مزایای پذیرفتن پیشنهاد خود را شرح دهید یا یک تحلیل مختصر از اطلاعاتی که در بالا ارائه دادید ، ارائه دهید.
مرحله 7
نامه را امضا کنید ، رونوشت امضای خود را با نشان دادن موقعیت و شماره تلفن تماس بدهید.
