تهیه اسناد و مدارک یک روش معمول در محیط دفتری و اداری است. علی رغم اینکه ساده به نظر می رسد ، مقررات خاصی وجود دارد که قوانین بخیه زدن اسناد و نحوه اجرای آنها را تعیین می کند. و این قوانین باید شناخته شود تا اسناد ارسالی به مناقصه یا بایگانی برای پردازش و تغییر بیشتر پس داده نشود.
دستورالعمل ها
مرحله 1
برای اطمینان از ایمنی اسناد پس از چشمک زدن و همچنین اطمینان از ذخیره شدن آنها به ترتیب صحیح ، باید تمام برگها به جز موجودی شماره گذاری شود. اسناد به ترتیب زمانی یا حروف الفبا ثبت می شوند. پاکت های دارای ورق های تو در تو قبل از ورق های تو در تو شماره گذاری می شوند. ورقهای خالی از پرونده خارج شده و بدون شماره گذاری از بین می روند.
گام 2
ورق های کیس را با یک مداد ساده از بالا به پایین شماره گذاری کنید ، اعداد را در گوشه سمت راست بالای هر ورق بگذارید ، بدون اینکه بر متن تأثیر بگذارد. تعداد عکسها و گرافیک ها را در گوشه بالا سمت چپ قرار دهید.
مرحله 3
اگر اسناد حاوی نقشه های چسب خورده از چندین ورق هستند ، آنها را به عنوان یک برگ شماره گذاری کنید ، تعداد ورق های چسب را نشان دهید. در پایان شماره گذاری ، نامه تأییدیه را در یک برگ جداگانه بنویسید. تعداد برگها و مشخصات اسناد منفرد و همچنین وضعیت جسمی آنها را در آن مشخص کنید.
مرحله 4
علاوه بر این ، برای مجموعه اسناد ثبت شده باید فهرست موجودی تهیه شود. برگه های موجودی را شماره گذاری نکنید. در موجودی ، نام سند را بنویسید ، تاریخ موجودی را وارد کنید ، حاشیه نویسی که هدف مجموعه اسناد را تعیین می کند ، و همچنین تمام اسناد را با در نظر گرفتن تعداد برگها لیست کنید. در پایان موجودی ، نام ، نام خانوادگی و نام مستعار مبدا را وارد کنید.
مرحله 5
اندازه پوشش هر مورد باید 229x324 میلی متر باشد. قبل از دوختن ، روی اولین و آخرین ورق کیف ، نوارهایی از مقوا نازک بچسبانید. یک بند ناف از این نوارها عبور می کند. برای تکمیل پرونده از چسب سیلیکات استفاده کنید.
مرحله 6
در لبه سمت چپ حاشیه ، بدون لمس قسمت متن ، سه سوراخ با یک سوراخ سوراخ یا سوراخ به طور متقارن در امتداد کل ارتفاع ورق ، در فاصله 3 سانتی متر از یکدیگر ایجاد کنید. برای خیاطی از نخ خیاطی یا ریسمان بانکی و سوزن خیاطی استفاده کنید.
مرحله 7
برای اطمینان از قوی بودن کیت ، سند را دو بار کوک کنید. انتهای نخ را از سوراخ مرکزی پشت آخرین ورق بکشید و آنها را در یک گره ببندید. یک برچسب را با یک نوشته اطمینان بر روی قاب بچسبانید ، آن را مهر و موم کرده و مجموعه را ببندید.
مرحله 8
انتهای نخ ها را آزاد بگذارید. برچسب صدور گواهینامه باید دارای امضای روشن و خوانا از مدیر و مهر سازمان باشد.
